Медицинские информационные системы: требования и критерии подбора

Несмотря на всю консервативность отечественной медицины, переход от века бумажного к веку электронному все же состоялся: лечебно-профилактические учреждения всех уровней спешно переходят на информационные системы хранения и обработки данных. В дебри электронного ведения отчетности медиков толкает государство: тема соответствующих законопроектов периодически поднимается с 2010 года, а вот 2018 год стал в этом вопросе ключевым — специалисты государственных ведомств проектируют федеральную медицинскую информационную систему и ее взаимодействие с региональными МИС.

А для коммерческих медцентров все актуальней становится вопрос подбора медицинской системы для решения повседневных рабочих задач. Локальная проблема глобального масштаба: значительный бюджет, помноженный на время подбора и интеграции, плюс издержки на обучение персонала.

Постараемся облегчить задачу и рассказать вам о наиболее рациональных критериях подбора МИС.

Шаг первый — выбираем формат поставки ПО

Получить информационную систему для хранения данных и обработки процессов в ЛПУ можно тремя способами:

1. Быстро и бюджетно —  выбрать программное обеспечение из готовых облачных  решений и работать на базовом функционале. Оптимально, если речь идет о частном ЛПУ с типовыми набором услуг и процессов. Однозначные плюсы таких МИС — простая и быстрая возможность протестировать ПО перед покупкой, относительно небольшая арендная плата, «заточенность» под мобильные устройства, открытые отзывы пользователей: клиник, которые уже устанавливали это ПО. Поскольку функционал универсален, он затрагивает типичные процессы работы большинства медучреждений и оптимизируется по практическим замечаниям пользователей. По сути, в таких решениях есть все, что нужно для работы небольшого медцентра.

2. Рационально и с учетом особенностей ЛПУ — интегрировать  готовое серверное решение и доработать его под нужны своего учреждения. Вариант оптимален для медицинских центров любого масштаба, как специализированных, так и широкопрофильных. Так или иначе, особенности процессов и взаимодействия присутствуют в каждой клинике, и они могут резонировать с базовыми процессами в МИС. А это значит, что в повседневной работе люди будут «спотыкаться» о расхождения с привычными алгоритмами и пониманием роботы, а перестроить свою деятельность компании гораздо сложнее, чем программистам адаптировать готовое решение. Кроме того специалисты, занятые в разработке такого специфического ПО, как правило, знакомы и с законодательными требованиями и с новейшими техническими тенденциями в этой сфере. Они смогут реализовать ваши пожелания безопасно с юридической точки зрения и качественно в плане требуемого функционала.

Рекомендация! Все, что связано с медициной, жестко регламентируется законодательством, например, иностранное ПО не допускается к работе. Чтобы исключить нежелательные ситуации, советуем проверить выбранную вами МИС (как облачную, так и серверную) в «Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» https://reestr.minsvyaz.ru/reestr.

3. Эксклюзивно под нетипичные задачи — заказать разработку программного обеспечения с нуля. Хотим обратить внимание, что взаимодействовать с ЕГИСЗ в принципе может любая информационная система (в постановлении они определяются как «иные»), если она соответствует требованиям Постановления №447 от 12.04.2018. Например, поддерживает электронную подпись, обеспечивает хранение и удаление данных согласно требуемым срокам годности и т.п. При подготовке технического задания для разработчиков, обязательно опишите все эти требования и позаботьтесь о том, чтобы они были учтены. Этот способ хорош, если учреждение обладает ярко выраженной спецификой, которая проявляется в процессах взаимодействия персонала и пациентов: например, инновационные методы лечения сложных заболеваний с диагностическими и терапевтическими комплексами. При этом учреждение должно быть в состоянии выделить средства на разработку такой системы, ведь, как правило, самописное ПО должного уровня с учетом всей специфики требует работы профессиональной команды. Цены на разработку таких МИС стартуют от 500 т.р. , а верхний финансовый порог практически не ограничен, как и сроки реализации. Минус такого решения заключается в том, что ЛПУ может стать заложником своей МИС: с учетом скорости, с которой меняются процессы оказания медицинских услуг и развиваются информационные системы, можно остаться с морально устаревшим ПО, доработать которые могут только его разработчики.  А если разработчики  по какой-то причине недоступны, то вероятна полная замена МИС на другое решение.

Поскольку персональная разработка МИС это частные случаи для коммерческих медучреждений, мы не будем рассматривать такие системы в этом обзоре.

Шаг второй — облачная или серверная МИС?

Второй по важности вопрос, который беспокоит руководителя ЛПУ при подборе МИС — бюджет. Необходимо сориентироваться по стоимости самого ПО и его интеграции, также важно понимать, во сколько обойдется обслуживание системы. Чтобы внести ясность в вопрос, нужно понять основной принцип работы таких систем: основной ресурс идет на сбор, хранение и обеспечение безопасности данных. Также система обеспечивает автоматизацию процессов: передачу данных, уведомления, расчеты и т.п. Для этих целей используются специальное оборудование — сервер — которое может находиться как на стороне провайдера, так и непосредственно в вашем ЛПУ.

Облачные системы

Системы, в которых хранение данных и операционные процессы осуществляется на серверах поставщика ПО называют «облачными». Они работают по модели SaaS, то есть, фактически, пользователь не получает систему в свое владение, а «арендует» ее. Это существенно снижает стоимость программ, упрощает  обслуживание и настройку — все эти вопросы берут на себя разработчики ПО. Как правило, такие системы обладают достаточно простым и интуитивно понятным интерфейсом: главный принцип здесь «установил и работай». Высокая конкуренция среди таких решений требует максимального комфорта для пользователей, поэтому здесь большое внимание уделяют сервису, техподдержке, обучению.

Облачные МИС работают по принципу абонентской оплаты, и стоимость пользования таким сервисом может варьироваться в среднем от 2000 р. до 4000 р. с доплатой за добавление каждого нового рабочего места в пределах 500р. — 1000 р. Такое решение может быть удобно для небольшого локального медицинского центра.

Кстати ключевые производители «стационарных» МИС также предлагают свое ПО в формате SaaS — как основную МИС для небольших клиник или же как тестовую систему перед развертыванием полного информационного комплекса на базе ЛПУ.

Логика работы таких систем позволяет предоставить пользователям тестовый доступ на определенное время, что очень удобно — можно проверить работу ПО в непосредственных условиях вашего ЛПУ.

Тем не менее, у облачных МИС есть и ряд существенных недостатков. Во-первых, это, безусловно, риски потери данных. Какие бы гарантии ни давали разработчики такого ПО относительно защищенности своих серверов и личной благонадежности, а отвечать за сохранность данных перед Законом должно ЛПУ. В случае чего разбирательства привлечение лиц со стороны (разработчиков, провайдеров и т.д.) может доставить определенные неудобства.

Использование облачной МИС требует стабильного и надежного канала интернет-связи. Разумеется, провести широкополосный доступ в интернет в клинику сейчас не проблема, но следует иметь в виду, что любые перебои в Интернет-соединении могут сказаться на работе вашего медцентра. Если решите остановиться на облачной МИС, закладывайте в бюджет резервный канал связи.

Облачные МИС могут охватить далеко не все важные процессы работы ЛПУ. Например, работу с ДМС и ОМС: если модули по работе с добровольной страховой историей некоторые разработчики все же предоставляют, то взаимодействие ОМС  пока не может предложить далеко не каждая облачная МИС.

Если сопоставить основные достоинства и недостатки облачных МИС, то получим следующую картину:

Преимущества	Недостатки
Финансовая доступность	Доступно при наличии интернет-соединения
Быстрая установка (приложение)	Данные на стороне разработчика ПО
Не требует приобретения специального оборудования	Ограничения при работе со страховыми компаниями
Мобильность: можно развернуть и на десктопе, и в мобильном устройстве	Типовые решения, не всегда возможна доработка под ЛПУ

Большинство разработчиков МИС предлагает сегодня как облачную, так и серверную поставку ПО, из чисто Saas решений можно выделить Medesk , Клиентикс, МедузаPRO и MedicalCRM*.

	Medesk	Клиентикс	МедузаPRO	MedicalCRM
Бесплатный период	+	+	+
Стоимость использования р./мес.	от 3500	от 585	от 2000	от 1500
Регистратура, электронный документооборот	+	+	+	+
Электронная медицинская карта пациента	+		+	+
План лечения	+	+	+	+
Настраиваемые шаблоны протоколов	+		+
ОМС			+
ДМС	+			+
Склад	+	+
Подключение лаболатории Helix	+	+
Подключение лаболатории Инвитро	+	+
Филиальность	+

*Данные для сравнения получены с официальных сайтов разработчиков на момент написания обзора.

Мы рекомендуем рассматривать облачную МИС, если:

1. Вы только начинаете свою деятельность и у вас небольшие бюджеты.
2. У вас небольшой частный медцентр (до 300 кв. м.) с ограниченным набором типовых услуг (консультативный прием, амбулаторное лечение и т.п.).
3. Одна локация или не более трех  филиалов.
4. Небольшое количество сотрудников (до 10 человек).
5. Нет помещения под серверную.
6. Нет бюджета на приобретение и обслуживание технической серверной базы.

Стационарные системы

Стационарная МИС — это развертывание информационной системы на базе серверного оборудования вашего ЛПУ. Вы всецело несете ответственность за данные, третьи лица из процесса сбора, хранения и обработки исключены. Такие решения зачастую более гибкие в отношении специфических особенностей центра: они настраиваются и дорабатываются под запрос. Процесс интеграции занимает больше времени, чем развертывание облачного аналога. Но, впоследствии, работа со стационарным вариантом более удобна, особенно если речь идет о масштабной медорганизации с широким спектром услуг, значительным трафиком пациентов и филиальной сетью. Также стационарные МИС предлагают более широкие возможности взаимодействия с государственными системами страхования и здравоохранения.

Любопытно, что наиболее распространенные на сегодняшний день МИС в буквальном смысле слова «выросли» из систем бухгалтерской отчетности. Интеграция с «финансовым» ПО для автоматизации процесса выставления счетов и учета денежных средств выступает одним из основных критериев подбора информационной системы для клиник: многие работают на продуктах 1С, поэтому медицинская «надстройка» для этого ПО в различных модификациях является лидером по числу установок как в государственных, так и в частных клиниках.

Схема установки стационарных решений: приобретается базовый модуль (его стоимость стартует в среднем с 20 т.р.) и далее докупаются лицензии на рабочее место: программа-клиент ставится на компьютер администратора или врача.

Следует отметить, что за интеграцию системы и обучение сотрудников может взыматься дополнительная плата. Что же касается техподдержки, то, как правило, за выезд на место специалиста (если что-то идет не так) вам тоже нужно будет доплачивать.

Специфика поставки серверных МИС не позволяет развернуть тестовый контур в вашем медцентре. Из рассматриваемых программных продуктов, тестирование на собственных серверах клиники доступно только у МедАнгел (до 3-х месяцев бесплатной работы полной версии системы). Остальные разработчики предлагают удаленный демо-доступ к функционалу, позволяющий составить впечатление о соответствии поставленным задачам и  удобстве использования.

Если сопоставить основные достоинства и недостатки стационарных МИС, то расклад получается такой:

Преимущества	Недостатки
Третьи лица и сервисы исключены из процесса сбора и управления данными	Высокая стоимость поставки (единовременно нужно заплатить большую сумму)
Гибкось и адаптивность под тебования ЛПУ	Требуется приобретение серверного оборудования
Более широкий набор сервисов и взаимодействие с системами ОМС	Длительная интеграция

Сравнение наиболее популярных на сегодняшний день серверных систем по базовому функционалу (данные на основе информации, представленной на сайтах разработчиков на момент написания обзора):

	Мед-Ангел	1С-Поли-клиника	1C-Бит	Инфо-клини-ка	Архимед	MEDMIS	MEDODS
Облачная версия	+		+			+	+
Серверная версия	+	+	+	+		+	+
Бесплатный период	3 месяца на серверах ЛПУ		+	+	+	+
Стоимость аренды р./мес.	от 2000		от 3600			от 4500	от 3900
Стоимость	от 30,4 т.р.	от 28 т.р.	от 20 т.р.	по запросу	от 24 т.р.	от 85 т.р.	от 39 т.р.
Регистратура, электронный документооборот	+	+	+	+	+	+	+
Электронная медицинская карта пациента	+	+	+	+	+	+	+
Профосмотры	+	+	+	+	+
План лечения		+	+		+
Настраиваемые шаблоны протоколов	+	+	+		+		+
Больничные листы		+	+		+
ОМС	+			+
ДМС	+	+	+	+	+	+	+
Склад	+		+	+	+	+	+
Подключение лаболатории Helix	+		+	+	+		+
Подключение лаболатории Инвитро	+		+	+
Своя лабораторная информационная система	+		+	+	+
Стоматология	+	+		+		+	+
Стационар	+	+	+	+
Филиальность	+		+	+	+

Стационарная (серверная) МИС оптимальна, если:

1. Есть чёткая позиция руководства относительно защиты персональных данных.
2. Нужны нетиповые формы отчётов и настраиваемая сквозная аналитика.
3. У вас большой медицинский центр с филиальной сетью, и необходимо обрабатывать большие массивы данных в единой системе.
4. У вас есть бюджеты на приобретение и интеграцию МИС и на покупку и обслуживание серверного оборудования.

Шаг третий — определяем приоритеты по функционалу

Сложность и, одновременно, большой плюс  внедрения МИС заключается в том, что ее миссия упростить процессы в медучреждении гораздо шире оптимизации работы регистратуры и учета пациентов. Информационная система затрагивает бухгалтерию, менеджмент, маркетинг, а разработчики предлагают все новые и новые решения для  создания комплексного информационного продукта, позволяющего развивать клинику как бизнес-проект.

Выше мы писали о том, что первоочередная задача МИС — реализовать функцию регистратуры в электронном варианте.  Запись пациентов согласно предустановленному расписанию, история посещений, сбор анамнеза в электронную карту — это базовые опции, которые должна обеспечивать медицинская система.

Не менее важным представляется учет денежных поступлений, и здесь следует обратить внимание не только на базовый функционал  (выставление счетов, назначение стоимости услуг и формирование скидочных предложений), но и на возможность прописывать курсовки и комплексные планы лечения, проводить оплаты через ДМС и ОМС.

А в случае работы онлайн — обеспечивать платежам полное соответствие действующему законодательству  (54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»).

Чтобы было что считать, в медцентр необходимо привлекать пациентов, а для эффективных маркетинговых кампаний необходима детальная аналитика с одной стороны и способы взаимодействия с клиентом — с другой. В 2018 году базовый функционал МИС (регистратура, электронные карты и т.п.) воспринимается как должное, а вот модули, позволяющие повысить конверсию на сайте медорганизации, вернуть человека в воронку продаж, допродать ему ту или иную услугу, повысить средний чек и продлить «жизнь клиента» значительно «выросли в цене».

Как, впрочем, и опции, автоматизирующие работу персонала в клинике: заводить отдельную систему для учета зарплат и отпусков, отслеживания эффективности работы и т.д. накладно. Не так давно эти вопросы решались установкой дополнительной CRM: медики трудились в МИС, маркетологи и управленцы — в своих системах. А для руководителя приходилось вручную сводить все в единый отчет. Не удивительно, что МИС-ы с расширенным административным и маркетинговым функционалом оказываются в приоритете перед системами, которые акцентированы только на медицинские процессы.

Вот какие модули предлагают, например, облачные МИС (по данным сайтов компаний на момент написания статьи).

	Medesk	Клиентикс	МедузаPRO	MedicalCRM
Финансы, бухгалтерия
Кассы-онлайн 54ФЗ	+	+
Менеджмент, персонал
Зарплатный модуль	+	+	+	+
Задачи и напоминания	+	+		+
Уведомления клиентов
Телефония	+	+
SMS рассылки	+	+	+	+
E-mail рассылки	+	+	+	+
SMS напоминания	+	+	+	+
Сервис
Онлайн-запись (виджет)	+	+	+
Личный кабинет пациента (на сайте)	+		+
Лист ожидания		+
SMS-контроль качества (оценить)		+
Продажи
Программы лояльности		+
Скидки фиксированные	+	+	+	+
Бонусы		+
Подарочные сертификаты		+		+

У серверных МИС присутствуют такие интересные функции как вывод информации на терминалы и терминалы самозаписи — опции, позволяющие повысить качество обслуживания в крупных медицинских центрах.

	МедАнгел	1C-Бит	1С-Поли-клиника	Архимед	MEDODS	Инфо-клиника	Архимед	MEDMIS
Финансы, бухгалтерия
Кассы-онлайн 54ФЗ	+	+	+	+	+			+
Менеджмент, персонал
Зарплатный модуль	+	+		+	+	+	+
Задачи и напоминания	+				+
Внутренний чат	+			+
Уведомления клиентов
Телефония	+	+		+		+	+
Результаты на сайте	+			+
SMS рассылки	+	+	+	+	+	+	+	+
E-mail рассылки	+	+	+	+	+	+	+	+
Сервис
Личный кабинет пациента (на сайте)	+			+			+
Онлайн-запись (виджет)	+	+	+	+			+	+
Терминалы самозаписи	+			+		+	+
Вывод информации на мониторы				+		+	+
Лист ожидания	+				+
Продажи
Скидки	+	+	+	+			+
Подарочные сертификаты						+	+
Бонусы	+	+		+		+

Хотим обратить внимание, что, если вы не нашли нужного вам модуля, но система в целом вас устраивает, обратитесь к разработчику — возможно требуемый функционал доступен в другой поставке или же может быть подключен по запросу.

Шаг четвёртый.  Проверяем техподдержку

Подбор и интеграция МИС — непростое испытание, как для руководства клиники, так и для ее сотрудников. Сбор данных по сайтам разработчиков и запрос тестового доступа или демо — лишь первый этап, но и он может показать, насколько комфортна для вас работа с программным обеспечением. Самый оптимальный вариант — привлечь к изучению отобранных на тест МИС ваших сотрудников: администратора, врача, бухгалтера — каждый сможет оценить доступность, понятность и удобство функционала в рамках своей компетенции.

Помимо непосредственно ПО рекомендуем обратить особое внимание на то, кто и как демонстрирует вам систему и помогает в ней разобраться. Это может быть рядовой менеджер отдела продаж с набором базовых скриптов. С таким консультатном будет сложно понять, соответствует ли МИС вашим задачам и насколько приемлема ее интеграция для вас.  Или же общаться с вами может другое инженер-разработчик МИС, который действительно понимает специфику и дает адекватные ответы применительно к вашему медцентру.  Если уже на стадии демонстрации ПО вам предоставлен такой специалист, можно рассчитывать на ответственную, оперативную и действенную поддержку и после внедрения системы. Идеально, если представители компании-разработчика находятся в вашем городе и могут приехать в медцентр, обсудить задачи лично и подготовить персональный план интеграции. Внимание к деталям, особенностям вашей организации, готовность помочь в освоении продукта — напрямую влияют на скорость интеграции: даже самую сложную программу проще понять, если рядом есть доброжелательный специалист.

А вот если с вас требуют денег за каждое действие техподдержки  (до которой вы попросту не можете достучаться) или менеджер общается заученными текстами с огромным количеством терминов — лучше переключиться на другой вариант: обучить врача или администратора этими же «скриптами» навряд ли получится.

Мы желаем вам оптимальных решений, и продуктивной работы на той МИС, которая идеально соответствует вашей задаче.